Un chatbot en tu web que responde solo con tus documentos

Lo que necesitas antes de empezar

• Documentación en formato digital y razonablemente actualizada; si tus PDF son escaneos, antes hay que pasarles OCR
• Un servidor propio si vas a autoalojar, o una cuenta en una plataforma cerrada si prefieres no mantener nada
• Clave de API de un modelo de lenguaje con facturación activa
• Acceso al código de tu web para insertar el widget
• Una lista de 30 a 50 preguntas reales de clientes con su respuesta correcta: es tu banco de pruebas
• Alguien responsable de revisar semanalmente lo que el bot no supo responder

Paso a paso

1. Paso 01

   Define el alcance y la fuente de verdad

   Decide qué temas cubre el asistente y de qué documento sale cada respuesta. Si una información está en dos sitios con versiones distintas, el sistema responderá cualquiera de las dos y tendrás un problema. Antes de tocar nada, resuelve las contradicciones de tu documentación: el chatbot las va a sacar a la luz todas.

   Truco: Empieza por un solo ámbito, por ejemplo fichas técnicas de una familia de producto. Un chatbot que responde diez cosas muy bien vale más que uno que responde cien regular.

2. Paso 02

   Prepara los documentos: aquí se juega el resultado

   Convierte a texto limpio, elimina cabeceras, pies y menús repetidos, pon un título claro a cada documento y añade la fecha de vigencia dentro del texto. Las tablas son el punto débil: una tabla de especificaciones convertida a texto plano se vuelve ilegible para el modelo, así que conviértelas a una lista de pares campo-valor o a Markdown.

   Truco: Si un documento no lo entiende un humano leyendo solo ese fragmento, tampoco lo entenderá el modelo. Ese es el criterio con el que hay que revisar todo el corpus.

3. Paso 03

   Elige montaje propio o plataforma cerrada

   Una plataforma tipo Chatbase te da un chatbot en una tarde: subes documentos, copias el widget y listo, a cambio de una cuota mensual y de que tus datos vivan fuera. Una plataforma autoalojada como Dify te da control total, coste de licencia cero y los datos en tu servidor, a cambio de mantenerla tú. Con documentación sensible o mucho volumen, la segunda; para validar la idea rápido, la primera.

   Truco: Valida la idea con la opción rápida durante un mes antes de invertir seis horas en el montaje propio. Si el chatbot no lo usa nadie, te has ahorrado el proyecto entero.

4. Paso 04

   Crea la base de conocimiento y ajusta el troceado

   El sistema parte tus documentos en fragmentos y los indexa. Los valores por defecto (trozos de unas 500 palabras con algo de solape) funcionan para texto corrido, pero no para fichas técnicas, donde conviene que cada ficha o cada tabla sea un fragmento completo. Activa el reordenamiento de resultados si la plataforma lo ofrece: mejora bastante la precisión.

   Truco: Prueba a buscar directamente en la base de conocimiento, sin el modelo de por medio. Si la búsqueda no devuelve el fragmento correcto, ningún prompt lo va a arreglar: el problema está en el troceado.

5. Paso 05

   Escribe el prompt de sistema con los frenos puestos

   Las instrucciones deben decir: responde únicamente con la información de los fragmentos recuperados; si no está, di que no tienes ese dato y ofrece contacto humano; cita el documento de origen; no calcules ni deduzcas especificaciones; no des precios que no aparezcan literalmente. Define también el tono y la longitud máxima.

   Truco: Pide que cada respuesta incluya el nombre del documento de origen. Además de dar confianza al usuario, te permite detectar de un vistazo cuándo el sistema está tirando del documento equivocado.

6. Paso 06

   Evalúa con tu banco de 30-50 preguntas

   Pasa la lista entera y puntúa cada respuesta: correcta, incompleta, inventada o no respondida. Las inventadas son las graves y deben ser cero antes de publicar. Cambia una sola cosa cada vez (el troceado, el número de fragmentos recuperados, el prompt, el modelo) y vuelve a pasar la lista para saber qué ha mejorado de verdad.

   Truco: Incluye a propósito preguntas cuya respuesta NO esté en tus documentos. Lo que quieres comprobar es que dice que no sabe, que es justo lo que ningún demo enseña.

7. Paso 07

   Dale acciones con n8n

   Un chatbot que solo lee documentos se queda corto. Conecta n8n por webhook para lo que requiere consultar o escribir en tus sistemas: estado de un pedido, stock real, crear un ticket o agendar una llamada. El modelo decide cuándo llamar a esa herramienta y con qué datos, y n8n hace el trabajo contra tu ERP o tu CRM.

   Truco: Cualquier acción que escriba en un sistema real necesita una confirmación explícita del usuario antes de ejecutarse. Un bot que crea pedidos porque ha malinterpretado una frase es un incidente, no una anécdota.

8. Paso 08

   Publícalo en la web cuidando el RGPD

   Inserta el widget, ponle un saludo que diga qué sabe y qué no, y avisa de que es un asistente automático. En el aviso legal y en la política de privacidad, indica que las conversaciones se procesan con un proveedor de IA, cuánto se conservan y con qué finalidad. Pide al usuario que no escriba datos personales o de salud en el chat, y no guardes lo que no necesites.

   Truco: Mete un limitador de mensajes por sesión y por dirección IP. Sin eso, alguien puede lanzar miles de preguntas contra tu widget y la que paga la API eres tú.

9. Paso 09

   Monta el bucle de mejora semanal

   Media hora cada semana revisando las conversaciones: las preguntas sin responder son tu lista de documentación pendiente, y las respuestas incorrectas indican fallos de troceado o de prompt. Mide el porcentaje de resueltas sin intervención humana y la evolución de los correos y llamadas de soporte, que es el ahorro real.

   Truco: Guarda cada corrección en tu banco de pruebas. Al cabo de tres meses tendrás 150 preguntas verificadas, y eso es lo que te permite cambiar de modelo sin miedo cuando salga uno mejor y más barato.

Errores que vemos siempre

• −Subir los documentos tal cual y esperar buenos resultados. La calidad del corpus determina el techo del sistema; ningún modelo caro arregla una documentación desordenada.
• −No tener banco de pruebas. Sin él, cada ajuste es una opinión y nadie sabe si el chatbot va mejor o peor que la semana pasada.
• −Permitir que el bot responda cuando no encuentra información. Es la única vía por la que un chatbot documental se inventa cosas, y se cierra con el prompt y con un umbral mínimo de relevancia.
• −Montarlo y olvidarlo. Sin revisión semanal, el chatbot envejece con la documentación y acaba dando condiciones y precios caducados.

Y después

Cuando funcione en la web, lleva el mismo motor a los canales donde ya te escriben tus clientes (WhatsApp, el correo de soporte, el chat interno del equipo) y añade un panel con las preguntas más frecuentes sin respuesta: es la mejor lista de tareas de contenido que vas a tener.

Preguntas frecuentes