Que las facturas que te llegan por correo se archiven y se registren solas

Lo que necesitas antes de empezar

• n8n funcionando, en la nube o instalado en un servidor propio
• Acceso al correo donde llegan las facturas, por Gmail, Outlook o IMAP con contraseña de aplicación
• Una clave de API de OpenAI o de Google (Gemini) con facturación activa: se usa la capacidad de leer imágenes y PDF
• Una carpeta en Google Drive, Dropbox o tu servidor donde archivar los PDF
• Una hoja de cálculo o una tabla donde registrar los datos, con las columnas ya definidas
• Nociones básicas de n8n: saber qué es un nodo, un disparador y cómo se encadenan

Paso a paso

1. Paso 01

   Define primero el destino, no el flujo

   Antes de tocar n8n, decide exactamente qué columnas necesita tu asesoría y cómo quieres que se llamen los archivos. Por ejemplo: fecha, proveedor, NIF, número de factura, base imponible, tipo de IVA, cuota, total, categoría de gasto y enlace al PDF. Y el nombre: 2026-09-14_Recambios-Sur_F2026-1187_214,50.pdf. Si esto no está claro, la automatización te generará un caos ordenado.

   Truco: Pregunta a tu gestoría qué formato les va bien antes de montar nada. Muchas aceptan un CSV con columnas concretas y te ahorran a ti el trabajo de meterlo en su programa.

2. Paso 02

   Ordena el buzón: una etiqueta para las facturas

   Crea una etiqueta o carpeta llamada «Facturas» y una regla en tu correo que meta ahí lo que venga de tus proveedores habituales. Lo que no caiga solo lo arrastras tú en diez segundos. Esto es más fiable que pedirle al flujo que analice todo el correo entrante, y más barato: cada documento que pasa por la IA cuesta dinero.

   Truco: Añade una segunda etiqueta, «Facturas procesadas». El flujo moverá ahí lo que termine bien, así de un vistazo ves lo que se ha quedado atascado.

3. Paso 03

   Monta el disparador en n8n

   Usa el nodo de Gmail o el de IMAP en modo disparador, configurado para vigilar esa etiqueta cada 15 minutos. Marca que descargue los adjuntos. Si tus proveedores mandan la factura como enlace en lugar de adjunto, añade una rama que descargue el PDF de la URL.

   Truco: Empieza con el disparador en manual mientras construyes. Si lo dejas automático cada 15 minutos mientras pruebas, acabas con la misma factura procesada ocho veces.

4. Paso 04

   Filtra lo que no es una factura

   Un nodo condicional que descarte lo evidente: adjuntos que no sean PDF o imagen, ficheros de menos de 20 KB, firmas de correo, logotipos. Descartar aquí es gratis; hacerlo después de pasar por la IA no. Deja pasar todo lo dudoso: prefieres revisar de más que perder una factura.

   Truco: Los logotipos de la firma del correo son el ruido número uno. Filtra por tamaño y por nombre de archivo y te quitas la mitad del problema.

5. Paso 05

   Extrae los datos con IA y exige JSON

   Envía el PDF o la imagen al modelo con capacidad de visión y pídele los campos exactos que definiste en el paso 1, con la instrucción de devolver únicamente un objeto JSON y de poner null en lo que no encuentre. Prohíbele expresamente deducir o calcular lo que no vea escrito. Este es el corazón del flujo y donde la IA supera al OCR tradicional: se apaña con facturas de formatos distintos sin plantillas.

   Truco: Añade al prompt la instrucción de devolver los importes como número, con punto decimal y sin símbolo de euro. Si no, recibirás «214,50 €» y romperás la suma en la hoja.

6. Paso 06

   Valida antes de guardar nada

   Un nodo de código o unas condiciones que comprueben lo básico: que base más cuota dé el total con un margen de un céntimo, que el tipo de IVA sea uno de los legales en España (0, 4, 10 o 21), que el NIF tenga formato válido y que ese número de factura de ese proveedor no esté ya en la hoja. Lo que no pase la validación no se registra: se marca para revisión.

   Truco: La comprobación de duplicados te salvará más veces que ninguna otra: los proveedores reenvían la misma factura cuando reclaman el pago, y sin ese control la contabilizas dos veces.

7. Paso 07

   Archiva el PDF con un nombre normalizado

   Sube el archivo a la carpeta de tu nube con el nombre que decidiste, y organiza por año y trimestre en subcarpetas. Guarda el enlace del archivo para escribirlo en la hoja. Así, cuando Hacienda o tu asesor pidan un justificante, se encuentra en cinco segundos sin abrir el correo.

   Truco: Conserva siempre el PDF original tal cual llegó, aunque la IA haya leído mal. El documento válido a efectos fiscales es ese, no tu fila de la hoja.

8. Paso 08

   Escribe la fila y avisa de lo que falla

   Añade la fila a la hoja de cálculo con todos los campos y el enlace al PDF. En la rama de error, manda un mensaje a tu correo o a Telegram con el archivo adjunto y el motivo: «no se ha podido leer el total» o «posible duplicado». Sin ese aviso, los fallos se acumulan en silencio.

   Truco: Pon una columna «revisado» con casilla. Revisar a mano 5 facturas dudosas de 120 es asumible; lo que no se puede es no saber cuáles son.

9. Paso 09

   Haz un mes de rodaje en paralelo

   El primer mes, sigue haciendo el proceso manual y compara. Vas a descubrir proveedores con formatos raros, facturas con varios tipos de IVA en el mismo documento y abonos con importe negativo. Ajusta el prompt y las validaciones con esos casos reales antes de fiarte del todo.

   Truco: Las facturas con recargo de equivalencia, retención de IRPF o inversión del sujeto pasivo son las que más se atragantan. Si las tienes, añádelas al prompt como ejemplos explícitos.

Errores que vemos siempre

• −Fiarse del dato extraído sin validar. Los modelos leen muy bien, pero confunden fecha de factura con fecha de vencimiento y el número de factura con el número de pedido: la validación cruzada es innegociable.
• −Procesar todo el correo en lugar de una etiqueta. Multiplica el coste de API y llena la hoja de albaranes y presupuestos.
• −No controlar duplicados. Es el error que se traduce en un cierre contable mal cuadrado y en horas buscando el descuadre.
• −Tirar el PDF original o dejarlo solo dentro del correo. La normativa te obliga a conservar los justificantes: la hoja es un índice, no el archivo.

Y después

El paso natural es conectar la salida directamente con tu programa de contabilidad o con el portal de tu asesoría por API, y añadir una categorización automática del gasto para tener el desglose por partidas sin tocar nada.

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