Cómo elegir una agencia de IA en España: 12 preguntas antes de firmar

Respuesta corta: una agencia de IA es buena para tu empresa si puede enseñarte sistemas funcionando hoy, te deja el código y los datos a tu nombre, pone un tope al gasto en IA, te da un precio cerrado y se hace responsable cuando algo falla. Si lo único que ves son demos, plantillas y la palabra «revolucionario», sigue buscando. Estas son las 12 preguntas que te recomendamos hacer, ordenadas para que las uses en la primera reunión.

Las preguntas valen para cualquier agencia, también para la nuestra. Al final te contamos qué respondemos nosotros a cada una y cómo comprobarlo, porque una respuesta que no se puede comprobar no sirve de nada. Es información práctica, no asesoramiento jurídico.

Antes de preguntar: qué es (y qué no es) una agencia de IA

Una agencia de IA diseña, construye y mantiene sistemas de inteligencia artificial para empresas: agentes que atienden clientes, automatizaciones, software con IA dentro, contenido o campañas. La diferencia con comprar una herramienta suelta es que la agencia la adapta a tus procesos, la conecta con tus programas y responde cuando falla.

No es lo mismo que la AESIA (Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial), que es el organismo público que vigila el cumplimiento del reglamento europeo y no vende servicios. Tampoco es lo mismo que una consultora que te entrega un informe y se va: si buscas quien lo ponga en marcha, mira la segunda y la tercera pregunta. Hay tres tipos de proveedor y conviene saber cuál tienes delante:

Las 12 preguntas antes de firmar

1. ¿Qué tenéis funcionando hoy, con clientes de verdad?

Pide ver sistemas en producción, no presentaciones. Una demo bonita dura una tarde; un agente que atiende clientes cada día es otra cosa. Pregunta qué hace, desde cuándo y si puedes hablar con quien lo usa. Una agencia que no puede enseñar nada sin ponerlo bajo acuerdo de confidencialidad al menos debería poder explicarte el caso con detalle.

2. ¿Construís o solo recomendáis?

Algunas agencias entregan un documento con «oportunidades de IA» y se acabó. Otras construyen. Averigua quién escribe el código o monta los flujos, si es personal propio o subcontratado y quién te atiende cuando algo se rompe. Pide el nombre de las personas que van a trabajar en tu proyecto.

3. ¿Puedo ver un caso parecido al mío?

Que haya hecho un chatbot para una clínica no significa que sepa automatizar una distribuidora. Pide un caso de tu tamaño y con tus herramientas (WhatsApp, un ERP concreto, facturación). Si no lo tiene, que te diga qué parte de tu proyecto es nueva para ellos y cómo la van a probar antes de cobrarla entera.

4. ¿Qué parte de mi proceso no debería llevar IA?

Es la pregunta que mejor separa a un socio de un vendedor. Muchos procesos se resuelven con una automatización simple, más barata y más fiable que un modelo de lenguaje. Quien te vende IA para todo te vende horas. Una buena agencia te dice qué dejaría fuera.

5. ¿De quién es el código, la automatización y los datos?

Lo que pagas debería ser tuyo y poder llevarse a otro proveedor. Pregunta por escrito: ¿el código se entrega?, ¿las automatizaciones viven en una cuenta a mi nombre?, ¿qué pasa con los datos si dejamos de trabajar juntos? Si todo vive en una plataforma suya sin salida, no estás comprando, estás alquilando.

6. ¿Dónde se guardan mis datos y quién los ve?

Si el sistema toca datos personales de tus clientes, la agencia actúa como «encargado del tratamiento» y el artículo 28 del RGPD exige un contrato por escrito con las condiciones. Pide ese contrato, la lista de proveedores de IA que usan (los «subencargados») y el país donde se procesan los datos. Si tus datos son sensibles, pregunta si hay opción de un modelo en tu propio servidor.

7. ¿Cumple el sistema el AI Act?

Si construyen un chatbot o un agente que habla con tus clientes, el aviso de que es una IA tiene que estar puesto desde el primer mensaje. Una agencia seria lo hace sin que se lo pidas. Si propone algo que decida sobre personas (seleccionar candidatos, conceder crédito), debe decirte que puede ser IA de «alto riesgo» y que lo revise tu abogado. Tienes el calendario real en AI Act para pymes.

8. ¿Hay tope de gasto en la IA y puedo ver lo que se gasta?

Los modelos de IA cobran por uso. Sin un límite mensual y un registro de lo que se consume, la factura puede llegar sin aviso, sobre todo si un proceso entra en bucle. Pregunta qué modelo usan para cada tarea, cuánto cuesta cada ejecución y quién paga la API: si la cuenta está a tu nombre, ves el gasto tú mismo.

9. ¿Me dais un precio cerrado y qué incluye?

Una propuesta seria dice qué se construye, con qué herramientas, qué no hará nunca el sistema, el precio o una horquilla corta y el plazo. Desconfía de «depende» sin más y de los precios por hora sin tope. Como referencia, estas son las horquillas que damos nosotros en la página de nuestra agencia de IA:

Si quieres desglosar los costes por tipo de proyecto, lo tienes en cuánto cuesta automatizar un negocio y en cuánto cuesta un software a medida.

10. ¿Quién responde cuando falla y cuánto tarda?

Las aplicaciones cambian su API y WhatsApp cambia sus reglas, como pasó con las tarifas de octubre. Sin mantenimiento, una automatización deja de funcionar en silencio y te enteras cuando se queja un cliente. Pregunta si hay mantenimiento, qué cubre, quién vigila los fallos y qué plazo de respuesta tienen por escrito.

11. ¿Cómo vamos a medir si funciona?

Antes de construir, que acordéis el número que importa: horas ahorradas, citas conseguidas, consultas resueltas sin intervención humana. Las primeras semanas lo normal es que el sistema proponga y una persona de tu equipo apruebe, para medir cuánto acierta antes de soltarlo. Si no hay métrica, no hay forma de saber si ha merecido la pena.

12. ¿Qué os ha salido mal y qué habéis cambiado?

Nadie que construya cosas reales ha acertado siempre. Una buena respuesta cuenta un fallo concreto (un agente que contestaba mal a un tipo de consulta, un coste que se disparó) y el cambio que se hizo después. Si la respuesta es «nunca nos ha pasado», no te están diciendo la verdad.