Cuánto cuesta un software a medida en España en 2026: precios por tipo de proyecto

Qué hace subir o bajar el presupuesto

1. Cuántas pantallas y reglas tiene. Cada pantalla distinta y cada excepción del tipo «salvo si el cliente es de…» son horas.
2. Cuántos tipos de usuario. Un solo perfil es sencillo. Administrador, comercial, cliente y proveedor, cada uno viendo cosas distintas, multiplica las pruebas.
3. Con cuántos programas se conecta. Es la partida que más sorprende. Conectar con un programa que tiene API es razonable; conectar con uno antiguo que no la tiene puede costar más que el propio software.
4. Los datos que ya tienes. Migrar tres años de Excel limpios es una tarde; migrar diez años de hojas distintas, con errores, es un proyecto.
5. Datos sensibles y normativa. Datos de salud, pagos o reglas de facturación añaden seguridad, registros y pruebas.
6. Cuánto tienes claro lo que quieres. Cambiar el alcance a mitad de camino es lo que más encarece un proyecto. Un documento de alcance de unas pocas páginas antes de empezar ahorra más que negociar la tarifa.

Lo que pagas después de lanzarlo

El precio de construir no es el coste total. Un software está vivo: se actualiza, se vigila y se mejora. Cuenta con tres partidas:

• Mantenimiento: las guías de mercado hablan de 200-800 € al mes por servidores, copias de seguridad, actualizaciones de seguridad y cambios pequeños. Pregunta qué incluye exactamente.
• Servicios de terceros: servidor, correo transaccional, mapas o pagos. Suelen ser pocas decenas de euros al mes en una pyme, pero conviene que figuren en el presupuesto.
• Mejoras: casi siempre aparecen nuevas ideas en cuanto el equipo lo usa. Se presupuestan por fases, como el resto.

Si el software lleva inteligencia artificial dentro, añade el coste por uso del modelo: tiene que estar limitado con un tope mensual y registrado, para que una factura no se dispare sin que te enteres.

A medida o programa estándar: la cuenta

Un software a medida no siempre es la opción más barata. Con un programa de mercado pagas una cuota por usuario y mes; con uno a medida pagas una inversión al principio y un mantenimiento. Una cuenta con cifras redondas de ejemplo (no de un programa concreto):

• Empresa de 15 personas, licencia de 30 € por usuario al mes: 15 × 30 × 12 = 5.400 € al año; en cinco años, 27.000 €. Un software a medida de 25.000 € con mantenimiento de 200-800 € al mes cuesta en cinco años 37.000-73.000 €. Aquí, el estándar sale más barato en dinero.
• Empresa de 60 personas, misma licencia: 60 × 30 × 12 = 21.600 € al año; en cinco años, 108.000 €, y la cuota sube cada vez que contratas. El mismo software a medida sigue en 37.000-73.000 €.

La conclusión es honesta: si tu proceso es el de cualquier empresa de tu sector, compra un programa estándar. El software a medida compensa cuando se cumple alguna de estas condiciones:

• Tu forma de trabajar es tu ventaja y el programa estándar te obliga a cambiarla.
• Pagas varias suscripciones que no se hablan entre sí y alguien copia datos de una a otra cada semana.
• La cuota por usuario crece con el equipo y ya pesa más que una inversión única.
• Quieres lanzar tu propio producto digital para vender a otros.

Antes de decidir, mira si lo que necesitas es de verdad un programa nuevo o una automatización que conecte lo que ya tienes: a menudo resuelve el 80 % del problema por una fracción del precio. Nuestro mapa de automatización (gratis) te ayuda a verlo.

Cómo pagar menos sin recortar lo importante

• Empieza por la versión más pequeña que ya os sirva. Lo mínimo que tu equipo puede usar de verdad, con vuestros datos. Si funciona, se amplía; si no, has gastado poco.
• Divide en fases con precio cerrado. Cada fase se entrega, se usa y se revisa antes de empezar la siguiente.
• Elige tecnologías estándar. Que otro equipo pueda mantenerlo mañana si un día cambias de proveedor.
• Prueba la idea con herramientas sin código (n8n, Make, formularios) antes de programar. Si el proceso no funciona ahí, tampoco funcionará en un software caro.
• Prepara tus datos y tus ejemplos. Dar acceso a tus sistemas y muestras de cómo trabajáis hoy suele ser el cuello de botella real, más que el desarrollo.

Qué tiene que decir un presupuesto de software a medida

Pide al menos tres presupuestos y compáralos por lo que dicen, no solo por el total. Que el documento incluya:

1. Alcance por fases: qué hace la primera versión, qué queda para después y el precio y el plazo de cada fase.
2. De quién es el código, el repositorio y los datos: tienen que ser tuyos, y debes poder llevártelos.
3. Qué incluye el mantenimiento y qué pasa cuando algo falla (tiempo de respuesta, quién avisa a quién).
4. Qué costes de terceros hay (servidores, licencias, APIs) y a nombre de quién quedan las cuentas.
5. Qué no incluye. Un presupuesto que no dice lo que deja fuera no es comparable.
6. Cómo se gestionan los cambios de alcance: a qué tarifa y con qué aprobación.

Cómo lo hacemos en Grupo Oro

Construimos software a medida en Málaga para empresas de toda España: CRM, gestión interna, portales de cliente e integraciones. Trabajamos por fases con horquilla y plazo antes de empezar cada una, el código queda a tu nombre y el mantenimiento es opcional. Además de proyectos de clientes, tenemos nuestro propio software en producción (Oro Manager y FactuOro, entre otros) y en 2026 recibimos el Premio a la Innovación en Desarrollo de Aplicaciones y Automatización con IA en los Galardones Arco de Marbella.

Si quieres saber cuánto costaría el tuyo, en 30 minutos de diagnóstico gratuito vemos qué hacéis hoy a mano, qué programas usáis y te damos una horquilla para tu caso. Y si un programa estándar te sale mejor, también te lo decimos.